شماره جلسه: ۳۲۹

اولین جلسه عمومی برگزاری جشن آزادی نرم‌افزار سال ۲۰۱۴ در وقت آزاد لاگ با حضور کلیه‌ی حضار تشکیل شد. در این جلسه چینش کلی بخش‌های لازم جهت برگزاری رویداد توسط الهام حصارکی مطرح و با تأیید سه نفر از سرپرستان ( مجید سلامت، هادی امین‌زاده، مهرداد عباسی)و پذیرش جمعی به تأیید نهایی رسید.
ساختار بخش بندی اجرایی همایش

<note>

برخی از جزئیات آورده شده در این صورت جلسه به دلیل ضیغ وقت در جلسه عمومی مطرح نشده و پس از جلسه عمومی نهایی شده‌اند.</note>

<note tip> دو واحد علمی و اجرایی برای همایش در نظر گرفته شده که مسئول واحد علمی دبیر علمی و مسئول واحد اجرایی دبیر اجرایی همایش است. هر یک از این واحدها بخش‌هایی دارند که چند دسته وظایف مشخص را دنبال می‌کند. </note>

دبیر: مجید سلامت

بخش ها :
طراحی و پشتیبانی سایت: (مسئول: مهرداد عباسی)

• نظر به اهمیت انجام هر چه سریع‌تر این کار، طراحی و پشتیبانی سایت به عنوان یک بخش در نظر گرفته شده است.
  

هماهنگی مکان و زمان: (مسئول: مجید سلامت)

• یک بخش جدا نیست ولیکن به دلیل اهمیت باید به صورت مستقیم توسط دبیر اجرایی صورت پذیرد.
  

تدارکات: (مسئول: مهدی یوسفی)

• مسئولیت تأمین کلیه‌ی نیازمندی‌ها پیش و ضمن همایش با این بخش است. نیازمندی‌های احتمالی تهیه تغذیه و تجهیزات الکترونیکی است.
  

روابط عمومی: (مسئول: الهام حصارکی)

• کلیه‌ی امور تبلیغات، جذب‌اسپانسر، دعوت از مهمانان ویژه، ارسال رایانامه به لیست‌های پستی مرتبط، تبلیغ رویداد در وبلاگ‌ها و بسایت‌های مرتبط، نصب پوستر و بنر، امور رسانه‌ای، دعوت از مهمانان ویژه و غیره با این بخش است.
  

لایوبلاگینگ: (مسئول: الهام حصارکی)

• مسئولیت امور لایوبلاگینگ پیش از همایش در روز همایش و پس از آن بر عهده این بخش است.
  

هنری: (مسئول: محمد باقر ادیب بهروز)

• طراحی پوستر، بنر، بروشور، دفترچه، ساخت تیزر و کلیپ، تأمین عکاس و فیلمبردار بر عهده این بخش است.
  

کادر اجرایی و انتظامات: (مسئول: مهدی یوسفی)

• تأمین کادر اجرایی و انتظامات در روز همایش بر عهده این بخش است.
  

ثبت نام: (مسئول: مهرداد عباسی)

• تیم ثبت‌نام مسئولیت طراحی برنامه‌ی ثبت‌نام، پیگیری ثبت‌نام شدگان از طریق سایت و تأیید نهایی ثبت‌نام در روز همایش را بر عهده دارد.
  

امور مالی: (مسئول: هادی امین زاده)

• مسئولیت مستندسازی و حسابداری کلیه مسئال مالی شامل درآمدها و هزینه‌ها در راستای شفاف‌سازی سایست‌های مالی بر عهده هادی امین‌زاده است.
  

دبیر: هادی امین زاده

بخش ها :
محتوا : (مسئولان : هادی امین زاده - مجید سلامت)

• مسئولیت بررسی محتوای سمینارها و کارگاه‌ها، مستندات مکتوب (دفترچه/بروشور) و تأمین محتوای علمی سایت بر عهده این بخش است.
  

ایده های نو : (مسئول: مجید سلامت)

• مسئولیت برگزاری جلسات بارش فکری، دریافت ایده‌های نو اعضا و بررسی امکان اجرا، جذابیت، مرتبط بودن و صلاحیت برگزاری ایده‌ها با این بخش است.
  

<note critique>

تذکرات:
1. مستندسازی روال فعالیت‌ها توسط مسئول هر بخش ضمن انجام فعالیت‌های آن بخش باید انجام شود. مستندات تهیه شده توسط بخش‌ها در نهایت تحویل الهام حصارکی شده که مسئولیت مستندسازی جلسات عمومی را بر عهده دارد.

2. یه نفر مسئول امور مالی در نظر گرفته شود و کلیه‌ی درآمدها و هزینه‌های مراسم را در راستای اصلی شفاف‌سازی سیاست‌های مالی مستند کند.

3. مسئولان هر گروه با توجه به مهارت، توانمندی، علاقمندی و میزان فعالیت در جلسات عمومی لاگ تعیین شده‌اند. هر مسئول باید بتواند در صورت نداشتن نیروی کافی مسئولیت خویش را به نحو احسنت انجام دهد و در نهایت مسئولیت هر کوتاهی که در هر بخشی رخ دهد بر عهده مسئول آن بخش است.
4. مسئولان در صورت مواجه با هر مشکلی باید مراتب را در اسرع وقت به دبیر اجرایی گزارش دهند و از کمک‌های دبیر و سرپرستان بهره‌مند شوند.

5. نیروهایی که آمادگی، مهارت و علاقمندی خود را به دبیر اجرایی/علمی اعلام کرده‌اند پس از رسیدن به تأیید ایشان به مسئولین بخش‌ها معرفی می‌شوند.

6. تعدادی از نیروهای شناخته شده توسط دبیر اجرایی/علمی به مسئول هر بخش معرفی می‌شود و مسئول آن بخش موظف نهایت همکاری را با کلیه‌ی نیروهای خود داشته باشد.

7. هر یک از بخش‌ها وظایفی دارد. لیست وظایف مشخص شده توسط دبیر اجرایی/علمی به مسئول هر بخش ابلاغ می‌شود و تعیین سایر مسئولیت‌ها و ایده‌پردازی بر عهده مسئول همان بخش است.

8. هیچ کار اجرایی پیش از هماهنگی با دبیر اجرایی نباید انجام شود.

9. کلیه‌ی افرادی که قصد همکاری در همایش آزادی نرم‌افزار را دارند باید در ترلو عضو باشند.

10. کلیه افرادی که برای فعالیت در همایش آزادی نرم‌افزار اعلام آمادگی کرده‌اند باید رایانامه‌ی خود را مرتب بررسی نموده و به رایانامه‌های ارسالی توسط مسئول مربوط پاسخگو باشند.

</note>

<note> کلیه‌ی موارد بالا جهت برگزاری هر چه منظم‌تر و بهتر مراسم است. هر رویداد موفقی نیروهایی تلاش‌گر، مسئولیت‌پذیر و متعهد را می‌طلبد که هدف و خواست جمعی را به علایق و سلایق خود ترجیح داده و از هیچ تلاشی در راه رسیدن به هدف دریغ نکنند.
پیشاپیش از همکاری همه‌ی شما عزیزان قدردانی می‌کنیم.
</note>