جلسه اول هماهنگی

زمان : ۱۴ خرداد ۱۳۹۲ ، ساعت ۱۷ .
مکان : شرکت جویشگر - میدان امام حسین، ارگ جهان نما آسانسور شماره ۲ طبقه ۴ واحد ۱۶ .

خلاصه جلسه

در ابتدای این جلسه در باره مواردی که برای یک پروپوزال اسپانسری باید ذکر شود و مکان برگزاری همایش صحبت شد . برای مکان برگزاری همایش دانشگاه اصفهان انتخاب شده و مهران خواجوی به عنوان واسط، هماهنگی های لازم بین انجمن کامپیوتر دانشگاه اصفهان را به عهده گرفت. اقای مهدی یوسفی برای پروپوزال اسپانسری پیشنهاداتی دادند و مسئولیت سرپرستی این بخش را به عهده گرفتند.

تیم های کاری همایش های گذشه مشکلاتی داشتند و قرار بر این شد که اقای یوسفی یک تقسیم بندی جدید از گروه های کاری را به لیست پستی sfd بفرستند .

در پایان جلسه بین ابزار پیشنهادی برای مدیریت همایش بررسی انجام گرفت و در نهایت trello.com برای این کار انتخاب شد که بعد از نهایی شدن تغیرات گروه های کاری صفحه همایش در trello استارت میخورد.

در باره موضوع پیگیری ثبت گروه هم صحبت شد که الان در مرحله گرفتن امضا از اقای مسعود علینقیان است!

حاضرین در جلسه

پیوست

الگوی پیشنهادی برای گروه های کاری

اون چیزی که اینجا ما مورد نظرمونه رو در علم مدیریت بهش می گند مدیریت مشارکتی . از نظر منطقی گروه ها نباید طوری تعیین بشند که دیک گروه با تغذیه از نتیجه گروه دیگر کار خود را انجام دهد در این صورت پاس کردن کارها زیاد خواهد شد و در زمان راه اندازی و شروع کار ، کارمان لنگ خواهد ماند همچنین می بایست یک گروه از زمان تشکیل تا بعد از همایش وظایفی جهت انجام داشته باشد ، ایجاد گروه هایی که در زمان همایش فعال می شوند به دلیل اینکه هماهنگی مناسبی ندارند امکان پیشبرد کار را ندارند . لذا پیشنهاد من برای گروه بندی ها البته به همراه دلیل به شرح زیر است.

اول : یک بار دیگه هدفمون رو مرور می کنم ، هدف ما این نیست که برنامه ای برگزار کنیم که روی زنجانی ها یا تهرانی ها رو کم کنیم هدف ما این است که اقبال عمومی به سمت نرم افزار آزاد و سیستم عامل لینوکس زیاد کنیم پس از اگر برناممون حرفه ای هم نشد مهم نیست . مهم این است که بعد از همایش حداقل سی چهل نفر به مجموعه ما اضافه شده باشد .

شورای هماهنگی برگزاری همایش : مسئولین تیم های اجرایی در قالب مجموعه ای که آن را شورای هماهنگی می نامیم سیاست گزاری های اولیه و هماهنگی های اصلی رو انجام می دهد . قویا توصیه می کنم که جلسات این شورا در جلسات عمومی لاگ برگزار نشود که هیچ نتیجه ای در بر نخواهد داشت .

در وقت آزاد جلسه عمومی لاگ ، تیم های زیر مجموعه تشکیل جلسه دهند و برای دیگر اعضا هم جلسه ای بر صورت بارش افکار برگزار شود تا پیشنهادات دیگران هم جمع آوری شود تا در شورای سیاست گذاری در خصوص ان تصمیم گیری شود .

گروه امور مالی : این گروه وظیفه جذب اسپانسر و پشتیبان را بر عهده دارد و همچنین برنامه ریزی های مالی و حساب و کتاب ها نیز بر عهده این گروه است .

گروه محتوا : که در اصل مغز متفکر برنامه است و حتما باید از حرفه ای ها تشکیل شود . برنامه ریزی سمینار ها ، کارگاه های جانبی و هر انچه که قصد داریم در این برنامه به مخاطبان منتقل کنیم بر عهده این گروه خواهد بود .

گروه سایت و ثبت نام : با توجه به مواردی که عرض کردم بحث سایت ، ثبت نام و پخش زنده بسیار به هم نزدیک خواهد بود لذا است که فکر می کنم بهتر است کلیه کار هایی که به نوعی به وب مربوط می شود در یک شاخه قرار گیرند که البته انجام ثبت نام در روز همایش هم به عهده همین گروه خواهد بود که این فعالیت جایگزین مدیریت و به روز رسانی سایت است و از سلو کار کردن دوستان در روز همایش جلوگیری می کند .

گروه تبلیغات و اطلاع رسانی : کلیه فعالیت های مریوط به اطلاع رسانی اعم از تبلیغات محیطی و تحت وب و همچنین تهیه فیلم و عکس خبر به دلیل اینکه همه در یک محدوده تخصصی قرار می گیرند به عهده این گروه خواهد بود .

تیم اجرایی همایش : کلیه فعالیت های اجرایی روز همابش از هماهنگی های انتظامات ، صدا ، نمایش برنامه ها و اسلاید ها هماهنگی های پذیرایی ، هماهنگی مهمانان و هر انچه که در روز همایش رخ خواهد داد به کمک دیگر گروه ها اما با هماهنگی این گروه انجام می شود . و هر نوع تقسیم در خصوص گروه هایی که در روز همایش کاری رو بر عهده دارند رو درست نمی دونم زیرا که قضیه آشپز دو تایی است .

واحد روایط عمومی و اداری : که مسئولیت ایجاد رایطه به کلیه دانشکاه های اصفهان جهت هماهنگی و شرکت در همایش و همچنین انجام روند هایی اداری را بر عهده دارد .