هدف از این سیاست ارائه یک ساختار پیشنهادی برای برگزاری بهتر گردهمایی ها می باشد. این یک ساختار اجباری برای برگزاری گردهمایی نیست و تنها پیشنهادی است برای طبقه بندی مناسب وظایف و واگذاری آنها. این ساختار میتواند توسط مدیران و سرپرستان به توجه به تجربه های آینده کاملتر و مفیدتر گردد

• تیم هماهنگی
• تیم اجرایی
• تیم طراحی
• عکس، فیلبرداری و صدا
• تیم اداره کننده برنامه
• تیم اجرا کننده

انتخاب تیم اجرا کننده و آموزش آنها
مشخص کردن جزئیات برنامه از بعد از زمان ثبت نام
برنامه ریزی برای تهیه هدایا و مشخص کردن آنها و انجام هماهنگی های لازم با تیم طراحی
مشخص کردن توقعات و نیازهای خود از بخش های دیگر
در نظر گرفتن و تهیه بدترین حالت

مشخص کردن و برنامه ریزی پیش نیازهای برگزاری تا زمان قبل از برگزاری برنامه
پیگیری ارسال خبرنامه
پیگیری شروع ،اعلام و پایان ثبت نام و هماهنگی با مدیر سایت برای پیش نیاز های فنی
پیگیری های لازم برای جذب کمک مالی و اعانه جهت تامین مالی برنامه
انتخاب تیم اداره کننده جلسات و و اگذاری مسئولیت ها
اطمینان از تشکیل بخشهای لازم برای برگزاری مناسب برنامه

تهیه بنر برای قراردادن در سایت
هماهنگ بودن با برنامه ریز (تیم برنامه ریز) برای تهیه هدایا
هماهنگ بودن با هماهنگ کننده (تیم هماهنگی) برای تهیه پوستر، اعلامیه و بنر مورد نیاز برای سایت
پیگیری آماده کردن و یا چاپ طراحی در زمان مناسب

حضور به موقع در برنامه برای ثبت تلاش بقیه بخشها و کل برنامه
آماده سازی خروجی (عکس، فیلم، فایل صوتی) برای در اختیار گذاشتن متقاضیان و یا قراردادن در سایت

حضور در محل برنامه، قبل از اجرای برنامه با هماهنگی تیم هماهنگی
آماده کردن محل برنامه
آماده کردن پیش نیازهای ثبت نام و انجام مراحل ثبت نام و اهدای هدیه
آماده کردن پیش نیازهای تیم اجرا کننده
حفظ نظم برنامه در طول برنامه

حضور در محل قیل از شروع برنامه
بررسی پیش نیازهای اجرای برنامه و اطمینان از در اختیار بودن و صحت عملکرد آنها
انجام هماهنگی های نهایی برای اجرای برنامه به همراه برنامه ریز
اجرای برنامه (ارائه سمینار ، مدیریت اسلایدها ، میان برنامه ها و تصاویر ویدئویی و …)

«نسخه ۰.۱» این متن توسط بهراد اسلامی‌فر در تاریخ ۱۶ آذر ۱۳۸۸ در جلسه صد و بیست و سوم مطرح شد.