هدف از این سیاست ارائه یک ساختار پیشنهادی برای برگزاری بهتر گردهمایی ها می باشد. این یک ساختار اجباری برای برگزاری گردهمایی نیست و تنها پیشنهادی است برای طبقه بندی مناسب وظایف و واگذاری آنها. این ساختار میتواند توسط مدیران و سرپرستان به توجه به تجربه های آینده کاملتر و مفیدتر گردد
متشکل از سرپرست کلیه تیم ها
اولین جلسه هماهنگی باید با حضور کلیه داوطلبین توسط مدیر گروه برگزار شود، تا سرپرست هر گروه و سرپرست گروه هماهنگی انتخاب شود
انتخاب تیم اجرا کننده و آموزش آنها
مشخص کردن جزئیات برنامه از بعد از زمان ثبت نام
مشخص کردن توقعات و نیازهای خود از بخش های دیگر
در نظر گرفتن و تهیه بدترین حالت
پنج خط زیر قطعی نیست:
مشخص کردن و برنامه ریزی پیش نیازهای برگزاری تا زمان قبل از برگزاری برنامه
پیگیری ارسال خبرنامه
پیگیری شروع ،اعلام و پایان ثبت نام و هماهنگی با مدیر سایت برای پیش نیاز های فنی
پیگیری های لازم برای جذب کمک مالی و اعانه جهت تامین مالی برنامه
انتخاب تیم اداره کننده جلسات و و اگذاری مسئولیت ها
اطمینان از تشکیل بخشهای لازم برای برگزاری مناسب برنامه
متشکل از سرپرست تیم هماهنگی و کلیه افرادی که برای ارائه سمینار انتخاب و یا اعلام آمادگی کرده اند
حضور در محل قیل از شروع برنامه
بررسی پیش نیازهای اجرای برنامه و اطمینان از در اختیار بودن و صحت عملکرد آنها
انجام هماهنگی های نهایی برای اجرای برنامه به همراه برنامه ریز
اجرای برنامه (ارائه سمینار ، مدیریت اسلایدها ، میان برنامه ها و تصاویر ویدئویی و …)
تعیین سرپرست و جذب تعداد مورد نیاز برای انجام ثبت نام در روز همایش
آماده کردن پیش نیازهای ثبت نام و انجام مراحل ثبت نام و اهدای هدیه
سرپرست باید از لحاظ فنی قابلیت پیاده سازی و استفاده از نرم افزار ثبت نام را داشته باشد.
تهیه بنر برای قراردادن در سایت
هماهنگ بودن با برنامه ریز (تیم برنامه ریز) برای تهیه هدایا
هماهنگ بودن با هماهنگ کننده (تیم هماهنگی) برای تهیه پوستر، اعلامیه و بنر مورد نیاز برای سایت
پیگیری آماده کردن و یا چاپ طراحی در زمان مناسب
حضور به موقع در برنامه برای ثبت تلاش بقیه بخشها و کل برنامه
آماده سازی خروجی (عکس، فیلم، فایل صوتی) برای در اختیار گذاشتن متقاضیان و یا قراردادن در سایت
حضور در محل برنامه، قبل از اجرای برنامه با هماهنگی تیم هماهنگی
آماده کردن محل برنامه
آماده کردن پیش نیازهای تیم اجرا کننده
حفظ نظم برنامه در طول برنامه
مجموعه از افراد که که توانایی پشتیبانی از بخش مختلف را داشته باشند. (شامل مدیران سیستم و برنامه نویسان) وظیفه پیش بینی های فنی در روز همایش و برآورده کردن نیاز های فنی بقیه گروه ها را خواهند داشت.
متشکل از گروهی از داوطلبین که قصد دارند طرح های جدیدی را در همایش اجرا کنند
کار این تیم نباید فعالیت و روندهای پایه و اصلی گروه و همچنین زمان کاری تیم های دیگر را در بر بگیرد
اولویت با اجرای کارهای همیشگی و معمول همایش است، خروجی این گروه با هماهنگی با تیم اجرا و هماهنگی به برنامه به عنوان برنامه ای «بتا» اضافه می شود. (بتا بودن فعالیت باید به روشنی به شرکت کنندگان معرفی شود)
«نسخه ۰.۱» این متن توسط بهراد اسلامی‌فر در تاریخ ۱۶ آذر ۱۳۸۸ در جلسه صد و بیست و سوم مطرح شد.
«پیش نویس نسخه ۱.۰» - این متن توسط بهراد اسلامی فر در تاریخ ۱۰ مهر ۱۳۹۱ پس از طرح در جلسه دویست و چهل و هشتم بازبینی و اصلاح شده است.